Hướng dẫn cách xem doanh thu để biết cửa hàng lời hay lỗ chính xác

Nhiều chủ cửa hàng khi thấy lượng khách ra vào tấp nập, cuối ngày thu về một cọc tiền lớn liền đinh ninh rằng cửa hàng đang làm ăn rất có lãi. Tuy nhiên, trong quản trị kinh doanh bán lẻ, bán được nhiều hàng chưa chắc đã sinh ra lợi nhuận. Rất nhiều cửa hàng rơi vào cái bẫy "Lãi giả - Lỗ thật" chỉ vì đánh giá sai tình hình tài chính.

Vì vậy, biết cách xem doanh thu để biết cửa hàng đang lời hay lỗ là kỹ năng sống còn. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn bóc tách từng con số để biết chính xác phần tiền nào thực sự chạy vào túi mình, phần nào đang làm hao hụt vốn.

1. Hiểu rõ bản chất: Doanh thu KHÔNG PHẢI là Lợi nhuận

Đây là sai lầm phổ biến nhất của người mới kinh doanh. Doanh thu chỉ đơn thuần là tổng số tiền khách hàng trả cho bạn khi mua hàng. Trong khi đó, Lợi nhuận ròng (Tiền lãi) là phần còn lại sau khi bạn đã trừ đi toàn bộ giá nhập hàng và các chi phí liên quan.

Nhìn một cuốn sổ ghi chép doanh thu hàng chục triệu mỗi ngày có thể khiến bạn an tâm ảo, nhưng nếu không hạch toán rõ ràng, chi phí sẽ ăn mòn toàn bộ số tiền đó.

2. Bóc tách Giá vốn hàng bán (COGS) và Biên lợi nhuận

Một cửa hàng có thể bán ra hàng trăm sản phẩm mỗi ngày, nhưng nếu phần lớn là các mặt hàng có biên lợi nhuận thấp (nhập 9 đồng bán 10 đồng), thì tiền lãi thu về chẳng đáng là bao. Khi xem báo cáo, bạn cần so sánh song song giữa Tổng doanh thu và Tổng giá vốn của lượng hàng đã xuất ra. Sự chênh lệch giữa hai con số này mới là "Lợi nhuận gộp" ban đầu của bạn.

3. Đừng bao giờ bỏ quên "Chi phí vận hành ẩn"

Để biết chính xác cửa hàng lời hay lỗ, bạn tuyệt đối không được quên trừ đi các khoản chi phí duy trì hoạt động (Chi phí vận hành). Bao gồm:

• Tiền thuê mặt bằng định kỳ.
• Tiền điện, nước, rác, internet, phần mềm.
• Tiền lương nhân viên, chi phí vận chuyển (ship hàng).
• Chi phí hao hụt: Hàng hỏng, hàng quá hạn sử dụng, bao bì đóng gói.

Rất nhiều cửa hàng "bán đều tay" nhưng cuối tháng vẫn phải bù lỗ hoặc không thấy tiền đâu, nguyên nhân cốt lõi chính là do chi phí vận hành phình to vượt quá mức lợi nhuận gộp sinh ra.

4. Phân biệt rõ "Dòng tiền" và "Công nợ"

Doanh thu ghi nhận trên sổ sách có thể rất cao, nhưng nếu phần lớn số tiền đó đang bị khách hàng "mua chịu", thì tiền thực tế nằm trong két của bạn vẫn là con số 0. Đây là tình trạng "Sổ sách thì lãi nhưng dòng tiền thì đứt".

Muốn đo lường sức khỏe tài chính của cửa hàng, bạn bắt buộc phải theo dõi sát sao Sổ công nợ. Tiền chỉ thực sự là của bạn khi nó đã được thu hồi và nằm an toàn trong ngăn kéo thu ngân hoặc tài khoản ngân hàng.

5. So sánh hiệu quả theo từng nhóm sản phẩm

Không phải mặt hàng nào bán chạy cũng mang lại tiền lời nhiều. Có những "Sản phẩm phễu" bán số lượng cực lớn nhưng chỉ để kéo khách (lãi rất mỏng). Ngược lại, có "Sản phẩm chủ lực" bán chậm hơn nhưng lại "gánh" toàn bộ lợi nhuận cho cửa hàng. Việc phân tích doanh thu theo từng danh mục hàng hóa sẽ giúp bạn biết nên tập trung vốn nhập loại hàng nào về bán tiếp.

Kết luận

Để trả lời được câu hỏi "cửa hàng đang lời hay lỗ", bạn phải thoát khỏi thói quen chỉ nhìn vào tổng tiền thu được. Hãy rèn luyện tư duy quản lý chặt chẽ giá vốn, chi phí ẩn, và dòng tiền công nợ. Hoặc đơn giản hơn, hãy ứng dụng các giải pháp công nghệ số để mọi con số tài chính luôn được minh bạch và chính xác tới từng đồng.